Облік обладнання

Основні задачі

Основні задачі:

• контроль запасів - ми повинні знати яке є обладнання на яких підрозділах і за ким закріплено. 
• матеріальна відповідальність за пошкодження чи втрату обладнання
• уникнення втрат обладнання (загубили вкрали ітд)
• облік кількості і вартості ремонтів 
• облік гарантійних термінів. 

Розподіл обладнання

Все обладнання повинно бути в наступних станах:

• Обладнання закріплене за користувачем (користувачами) на робочому місці
• Обладнання в комутаційних шафах (теж закріплене)
• Обладнання що передано в торгові відділи (телефони планшети закріплюємо за НТО). Ноутбуки і компьютери персонально.
• Обладнання на складі ІТ в ГП та Полтаві - закріплене за відповідальним адміністратором.
• Списане обладнання , яке ще можна використати - склад ІТ ГП.

Загальні моменти:

• Планшети і телефони агентів загального прайсу закріпляємо за НТО.
• Телефони ноути по ОБОЛОНІ створюємо робочі місця НТО та супервайзерів, якщо їм даєм. Телефони закріпляєм на НТО. Головне розуміти який телефон коли був їм відданий.
• Трекери закріпляєм за механіком підрозділу. Це умовно так як вони і так ведуться.
• Якщо механіка нема просто створюємо робоче місце трекери Київ або трекери кропивницький.
• По сторожам створюємо робоче місце. Відповідальний керівник підрозділу.
• Мережеве обладнання по шафам і кабінетам закріплюєм за відповідальним адміністратором підрозділу.

Порядок обліку в обліковій системі

Для ведення обліку обладнання всі довідники документи і звіти винесені в окремий інтерфейс “Учет компьютерной техники”. Щоб він відображався у користувача повинна бути відповідна роль - АСУ учет комп. техники

Довідники:

• Робочі місця. 

В дереві розноситься по каталогам по територіальним підрозділам. Датацентр окремо.

Робоче місце може бути як фізично робоче місце користувача де стоїть принтер , телефон , компьютер так і розподільча шафа. Обов'язково повинен бути закріплений відповідальний. 

Якщо це принтер в кабінеті то старший. У сторожів керівник підрозділу. В касі одна із касирів.

Обладнання

Заводим максимально детально саме обладнання. Якщо є комплектуючі то списуємо в коментар. Наприклад планшет із захисним склом чохлом то пишемо це.

Те ж саме мишки і клавіатури до системного блока.

Заносимо серійний номер. Там де його немає ставимо галочку без номера.

IMEI першої сім карти вносим якщо пристрій має слот. (телефони планшети трекери іноді ноутбуки) це може знадобитись для розшуку пристрою якщо його втратять.

IP вносим для мережевого обладнання для зручності де це потрібно

Основний засіб - обов'язково заповнюємо і привязуєм пристрій з довідника номенклатури або основних засобів відповідно як заведено в бухгалтерії.

В обладнанні є можливість друкувати QR код для швидкого пошуку облданання. ТО на нове закуплене можна клеїть.

Документи. Прийняття обладнання

заводимо все закуплене обладнання в облік через цей документ.

Якщо є документ згідно якого все куплено то вносим в облік його номер і дату. Обов'язково заносим постачальника. Вказуємо куди його оприходувать. Якщо користувачу то на його робоче місце. Якщо спочатку налаштувать то на склад ІТ і потім переміщення. До документу робим фото обладнання особливо якщо закупка БУ і є якісь несзначні дефекти. Якщо обладнання приходується на користувача робим акт - його підписаний фотографуємо і прикріпляємо на документ

Переміщення обладнання

Вносим переміщення обладнання коли фактично його переміщаємо між робочими місцями. Отримувачу формуємо акт і підписаний прикріпляємо до документа.

Списання обладнання

списуємо обладнання що вийшло з ладу. ФОтографуємо стан обов'язково. Це ж обладнання подаємо на бухгалтерію щоб списали його теж у себе.

Ремонти

Вносимо дату початку завершення ремонту. контаргента або фіз особу яка цей ремонт виконувала. обов'язково також вид ремонту - якщо нема то заводим новий. Вартість ремонту. Якщо робим самостійно - наприклад заміна батареї планшета то там сумма що оговорена як компенсація цих робіт.

Статус міняємо по завершенню ремонта

Якщо обладнання пошкоджене механічно то фотографуємо перед ремонтом. Те ж саме стосується і поганого друку. Робим і чіпляємо фото як проблема виявлена і після ремонту для фіксації результату.